Большая совместная работа по модернизации

- Какие доработки были внесены с момента запуска системы? Какие ошибки устранены?

- На момент опытно-промышленной эксплуатации системы одна из основных проблем и задач, которую необходимо решить со стороны рабочей группы проекта - это выравнивание всех данных по сотрудникам в цехах комбината с учётом установленных норм и классификации (комплекты, размеры и т.д.). Внедрение любой информационной системы требует обязательной систематизации и трансформации некоторых бизнес-процессов. Рабочая группа отдела ТБ и ГИВЦ совместно проводят оперативные работы в этом направлении, - поясняет заместитель начальника ГИВЦ Ирина Пак. - С момента продуктивного старта системы со стороны ответственных по цеху ведётся очень активная работа по выравниванию данных. Это большой объём работ и правильность введённых данных в систему напрямую влияет на корректность получения спецодежды сотрудниками.

 - По каким причинам работники обращаются в ГИВЦ при использовании терминалов?

- Основные вопросы, с которыми обращаются сотрудники: неисправная работа терминалов, отсутствие расходных материалов для печати талонов, проблемное считывание пропусков, нехватка нужного размера в комплекте.

Памятка пользователям, в случае возникновения проблем с терминалом:

1. Если не работает или зависает терминал (тех. проблема) - обращаться в службу поддержки ГИВЦ 96-05-50;

2. Нет бумаги, не печатается талон - обращаться в службу поддержки ГИВЦ 96-05-50;

3. В остальных случаях необходимо обращаться к ответственному по цеху и в первую линию поддержки ГИВЦ.

Контактные данные ответственных отделов развешаны на терминалах.

С момента продуктивного старта было выявлено много нюансов в каждом отдельном цехе при получении спецодежды. Огромную помощь при старте проекта рабочей группе оказывают сотрудники склада 13 (экономисты и кладовщики).

 - Когда будет решена проблема отсутствия отдельных видов и размеров спецодежды на складе?

- Пошив спецодежды для компании производит дочернее предприятие «ТАА». На сегодняшний день «ТАА» прилагает все усилия для своевременного пошива и поставки критических позиций спецодежды в адрес подразделений компании «АрселорМиттал Темиртау». Производство и отгрузка спецодежды осуществляется согласно графику поставки, - поясняет начальник отдела продаж ТОО «ТАА» Екатерина Лялина.

- Планируется ли создание резерва спецодежды на складе №13?

- Службой снабжения регулярно проводится мониторинг по наличию спецодежды на складе. Достигнута совместная договоренность с «ТАА» и разработан план мероприятий по созданию 2-3-х месячного запаса спецодежды для своевременного обеспечения сотрудников СД в полном объёме, - говорит Анастасия Ильина, инженер службы снабжения.

- В чём заключается основная сложность внедрения проекта по автоматизированной информационной системе выдачи спецодежды?

- Основная сложность заключается в том, что на протяжении уже многих лет цехи комбината, кладовщики и бухгалтеры склада №13, служба ОТ работали по документации в бумажном виде, я говорю о нормах выдачи спецодежды и СИЗ, - поясняет начальник отдела СС ОТ и ТБ Ольга Гостева. - Сейчас перед ответственными в цехах и ГИВЦ стоит непростая задача: внести полный объём информации в систему SAP для автоматизации системы. Начат довольно трудоёмкий процесс. Повсеместно при внедрении какого-либо новшества существуют трудности и сейчас нужно максимально корректно и быстро отработать свою часть вопроса всем заинтересованным сторонам.

- Почему при наличии системы выдачи спецодежды через терминалы у работников всё равно возникает необходимость проходить такой же этап получения, как и до внедрения системы, т.е. проходить через бухгалтерию, потом снова возвращаться в окно склада?

- Потому как ещё проводятся технические мероприятия по формированию корректного комплекта для каждого сотрудника, ответственные в цехах комбината продолжают масштабную работу по внесению данных. Как только все комплекты будут проверены и внесены в систему, необходимости проходить через бухгалтерию склада не будет. Одной из основных задач предприятия является своевременная поставка одежды специального назначения.

Напоминаем, что инструкции для пользователей доступны в базе знаний IT на рабочих столах пользователей, а также для большего удобства основные шаги продублированы на самих терминалах.

КАК РАБОТАЕТ ТЕРМИНАЛ

 Какие функции по спецодежде есть в терминале:

- заказ талона на выдачу спецодежды сотруднику;

- просмотр доступной для выдачи спецодежды и причина недоступности той или иной позиции спецодежды в данный момент;

- отмена талона;

- печать дубликата талона.

Как заказать талон:

- авторизоваться с помощью пропуска;

- выбрать доступные позиции спецодежды;

- нажать «заказать талон» и «распечатать талон»;

- в течение 3 рабочих дней с момента заказа талона получить спецодежду на складе №13.

Как отменить талон, если ошибочно были заказаны какие-то позиции:

- авторизоваться в системе с помощью пропуска;

- выбрать активный талон, который необходимо отменить;

- нажать кнопку «отменить талон»;

- все позиции, которые были в этом талоне, станут вновь доступны для заказа, и можно произвести новый заказ необходимые позиции.

Как сделать дубликат талона:

- авторизоваться в системе с помощью пропуска;

- выбрать активный талон, который необходимо продублировать;

- нажать кнопку «подтвердить талон».

По материалам газеты Metallurgy today